Article 1 — Objet, champ d'application et documents contractuels
1.1 Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent la fourniture par PLÉIADES de la plateforme en ligne Pléiades et des services associés. Elles s'adressent exclusivement à des clients professionnels : institutions sociales, associations, pouvoirs publics et toute personne agissant dans le cadre de son activité professionnelle. Elles ne s'appliquent pas aux consommateurs.
1.2 Le prestataire est PLÉIADES — Axel Peiremans, Rue de La Station 72, 7134 Ressaix, Belgique. Numéro d'entreprise (BCE) : 1016.686.197. Numéro de TVA : BE1016.686.197. Courriel : support@plateforme-pleiades.com.
1.3 Le contrat se compose des documents suivants, par ordre de priorité décroissant : a) les conditions particulières convenues par écrit, y compris, lorsque le client est un pouvoir adjudicateur, les documents du marché qui s'imposent à lui ; b) le devis signé ; c) les présentes CGV. L'accord de traitement des données visé à l'article 10 prévaut toutefois sur chacun de ces documents pour tout ce qui concerne le traitement de données à caractère personnel.
1.4 Les conditions générales du client ne s'appliquent pas, sauf acceptation écrite de PLÉIADES ou lorsque la réglementation des marchés publics l'impose.
1.5 Le contrat est conclu à la signature du devis par le client ou à la réception de son bon de commande. Cette signature vaut acceptation des présentes CGV et de l'accord de traitement des données qui y sont annexés.
Article 2 — Services
2.1 PLÉIADES met à la disposition du client, en ligne, une plateforme de gestion des services sociaux, pour les modules et options souscrits.
2.2 Modules métier :
- Housing First — accompagnement au logement d'abord ;
- Capteur logement — prospection et gestion de logements ;
- Maison d'accueil — gestion des séjours et hébergements ;
- Relais Santé — suivi médical et paramédical ;
- Abri de nuit et Abri de jour — hébergements et accueils ;
- Travail de rue — travail de terrain et maraudes des éducateurs de rue ;
- Urgence sociale — dispositif d'urgence sociale : suivi des personnes, interventions et journal.
2.3 Options : l'intelligence artificielle (article 11), qui comprend la veille des appels à projets, et l'annuaire partagé. La messagerie, l'agenda et les statistiques sont compris dans chaque formule.
2.4 Support : le client signale une demande par le bouton « Signaler » de la plateforme ou à support@plateforme-pleiades.com. PLÉIADES répond sous deux jours ouvrés, les jours ouvrables de 9 h à 22 h ; un incident bloquant est traité en priorité.
2.5 La mise en place comprend la configuration de l'espace du client et une formation initiale de ses utilisateurs, valable pendant trois mois à compter de la mise en service. Des formations supplémentaires peuvent être proposées sur devis.
2.6 PLÉIADES fait évoluer la plateforme et annonce les nouveautés dans celle-ci. En cours de période, une évolution ne peut pas retirer au client une fonctionnalité essentielle d'un module souscrit sans son accord.
Article 3 — Tarifs
3.1 Forfait d'installation
Un forfait unique d'installation de 2 800 € HTVA est appliqué pour la mise en place de la plateforme.
3.2 Abonnement annuel
| Formule | Utilisateurs | Prix / an HTVA |
|---|---|---|
| Plan 15 | Jusqu'à 15 | 500 € |
| Plan 30 | De 16 à 30 | 600 € |
| Plan 50 | De 31 à 50 | 800 € |
| Plan 50 et + | Plus de 50 | 1 000 € |
Chaque formule inclut un module au choix.
3.3 Modules supplémentaires
Chaque module supplémentaire est facturé 500 € HTVA/an. Les frais d'installation s'élèvent à 300 € HTVA pour un module supplémentaire, ou à un forfait unique de 500 € HTVA à partir de deux modules supplémentaires, quel que soit leur nombre.
3.4 Options
L'intelligence artificielle est proposée au tarif de 400 € HTVA/an par institution, l'annuaire partagé au tarif de 150 € HTVA/an par institution, et les deux options réunies au tarif de 500 € HTVA/an par institution, quel que soit le nombre de modules ou d'utilisateurs.
3.5 Demandes d'évolution et développements spécifiques
Toute demande sortant du périmètre fonctionnel des modules fait l'objet d'un devis préalable, chiffré sur la base d'un taux horaire de 120 € HTVA pour une demande standard, ou de 150 € HTVA pour une demande urgente. Aucun développement n'est engagé sans devis signé. L'établissement d'un devis est gratuit, et la facturation n'intervient qu'après réalisation.
3.6 Ce qui reste gratuit
La correction des anomalies, le support et les questions d'utilisation ne font l'objet d'aucune facturation, quel qu'en soit le volume. Seules les demandes d'évolution relèvent du point 3.5.
3.7 Nombre d'utilisateurs
La formule correspond au nombre maximal de comptes actifs. Lorsque le client souhaite dépasser ce nombre en cours de période, la formule supérieure s'applique à partir du mois suivant, au prorata de la période restante.
3.8 Révision des prix
PLÉIADES peut modifier ses tarifs pour l'année d'abonnement suivante. Elle en informe le client par écrit au moins quatre mois avant la date d'échéance : le client dispose ainsi d'un mois pour décider et, s'il refuse le nouveau tarif, peut encore mettre fin au contrat dans le préavis de trois mois de l'article 5.2.
3.9 TVA
Les prix s'entendent hors TVA ; la TVA est due en sus au taux en vigueur.
Article 4 — Facturation et paiement
4.1 Le forfait d'installation et les frais d'installation des modules sont facturés à la signature du devis.
4.2 L'abonnement est facturé annuellement et d'avance, à la date de mise en service puis à chaque date anniversaire.
4.3 Les factures sont payables à 30 jours date de facture.
4.4 Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure, des intérêts de retard au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans préjudice de frais plus élevés dûment justifiés. Lorsque le client est un pouvoir adjudicateur, les règles de paiement applicables aux marchés publics s'appliquent.
4.5 Si une facture reste impayée 30 jours après une mise en demeure écrite, PLÉIADES peut suspendre l'accès à la plateforme moyennant un nouveau préavis écrit de 15 jours. Pendant la suspension, les données du client sont conservées intactes. L'accès est rétabli dans un jour ouvré après le paiement.
Article 5 — Durée et fin du contrat
5.1 L'abonnement est conclu pour une durée d'un an à compter de la mise en service. Il est renouvelé tacitement par périodes d'un an.
5.2 Chaque partie peut mettre fin au contrat à la date d'échéance, par écrit, au moins trois mois avant cette date.
5.3 Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l'autre partie, resté sans remède 30 jours après une mise en demeure écrite, sans préjudice de dommages et intérêts.
5.4 Lorsque la réglementation applicable au client, notamment la durée maximale d'un marché public, s'oppose au renouvellement tacite, le contrat prend fin à la date qu'elle impose.
5.5 À l'échéance d'un module ou de l'abonnement non renouvelé, l'accès correspondant est fermé. Les données du client sont restituées et supprimées selon l'article 9.3.
5.6 Si PLÉIADES cesse son activité, elle en informe le client au moins trois mois à l'avance et lui restitue ses données selon l'article 9.3.
Article 6 — Niveau de service
6.1 PLÉIADES s'engage à maintenir une disponibilité de la plateforme de 99,5 % par année contractuelle, mesurée par un service de surveillance externe qui interroge la plateforme à intervalles réguliers. Ne sont pas comptées comme indisponibilité : la maintenance programmée annoncée au moins 48 heures à l'avance et réalisée de préférence en dehors des jours ouvrables de 9 h à 22 h, les cas de force majeure et les interruptions imputables au client ou aux réseaux qu'il utilise.
6.2 Les données sont sauvegardées chaque jour ; les sept dernières sauvegardes sont restaurables. En cas de sinistre, PLÉIADES vise une perte de données de 24 heures au plus et une remise en service sous quatre heures ouvrées. Ces deux délais sont des objectifs.
Article 7 — Obligations du client
7.1 Le client désigne au moins un administrateur, crée des comptes nominatifs pour ses utilisateurs, veille à la confidentialité de leurs identifiants et informe sans délai PLÉIADES de tout usage non autorisé.
7.2 Le client utilise la plateforme conformément à sa destination, aux présentes CGV et à la charte d'utilisation présentée à chaque utilisateur. Il s'interdit toute tentative de contournement des mesures de sécurité ou d'accès aux données d'une autre institution.
7.3 En sa qualité de responsable du traitement, le client détermine la base légale des traitements, informe les personnes concernées, recueille les consentements requis, notamment pour l'intelligence artificielle, dispose des habilitations nécessaires, notamment pour l'usage du numéro de registre national, veille à l'exactitude des données et fixe leurs durées de conservation.
7.4 Le client répond de l'usage de la plateforme par ses utilisateurs.
Article 8 — Propriété intellectuelle
8.1 La plateforme, son code, sa documentation, ses marques et ses logos restent la propriété exclusive de PLÉIADES.
8.2 Pendant la durée du contrat, PLÉIADES concède au client un droit d'utilisation de la plateforme non exclusif, non cessible et non transférable, limité à ses besoins propres et à ses utilisateurs.
8.3 Le client s'interdit de copier, de modifier ou de décompiler la plateforme et d'en ouvrir l'accès à des tiers.
8.4 PLÉIADES peut utiliser librement les suggestions du client pour améliorer la plateforme ; ces suggestions ne contiennent pas de données à caractère personnel.
Article 9 — Données du client et réversibilité
9.1 Le client reste propriétaire de l'ensemble de ses données. PLÉIADES ne les utilise que pour exécuter le contrat.
9.2 Pendant le contrat, le client peut exporter ses données : classeurs par module, fiches en PDF et, là où elle est disponible, archive de portabilité.
9.3 À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause, PLÉIADES restitue au client, sur sa demande formulée dans les 30 jours, l'ensemble de ses données dans des formats structurés et courants (classeurs, JSON, PDF et fichiers joints). PLÉIADES les supprime ensuite de ses serveurs et de ses sauvegardes dans un délai de 90 jours à compter de la fin du contrat, et l'atteste par écrit.
Article 10 — Protection des données à caractère personnel
10.1 Pour les données que le client enregistre dans la plateforme, le client est responsable du traitement et PLÉIADES agit en qualité de sous-traitant.
10.2 Les obligations des parties sont définies par l'accord de traitement des données annexé aux présentes CGV, établi sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/915). Il fait partie intégrante du contrat.
10.3 Les données sont hébergées en Suisse, pays reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat. La liste des sous-traitants ultérieurs et les transferts éventuels figurent à l'annexe IV de l'accord de traitement.
10.4 PLÉIADES ne réutilise pas les données du client à ses propres fins.
Article 11 — Intelligence artificielle
11.1 L'option d'intelligence artificielle aide à préparer des rapports d'activité et des synthèses de dossiers, et assure une veille des appels à projets.
11.2 Ses résultats sont des propositions. Ils doivent être relus et validés par un utilisateur autorisé avant tout usage. Les chiffres des rapports proviennent des statistiques calculées par la plateforme.
11.3 L'assistant ne peut pas servir à prendre ou à fonder seul une décision individuelle concernant une personne, notamment l'octroi, le refus ou le retrait d'une aide ou d'un hébergement.
11.4 L'assistant ne traite que les dossiers des personnes qui y ont consenti ; les volets médical et psychologique en sont exclus. Avant l'envoi, les noms et identifiants connus de la plateforme sont remplacés par des jetons ; ce masquage ne garantit pas l'absence de tout élément identifiant dans un texte libre. Le traitement est réalisé par Infomaniak, en Suisse, et les données ne servent pas à entraîner un modèle. Le modèle utilisé peut changer sans modifier ces garanties.
11.5 Les rapports enregistrés dans la plateforme sont conservés pendant la durée fixée par le client ; à défaut, pendant dix ans.
Article 12 — Confidentialité
12.1 Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat, notamment les conditions commerciales, les documents techniques et l'organisation interne, pendant le contrat et cinq ans après sa fin.
12.2 Ne sont pas confidentielles les informations publiques ou obtenues légalement d'un tiers. Les données à caractère personnel relèvent de l'article 10.
Article 13 — Références commerciales
Le client autorise PLÉIADES à mentionner son nom et à reproduire son logo à titre de référence commerciale, sur le site pleiades-suite.com ainsi que sur ses supports de présentation et ses réponses à appels d'offres.
Cette utilisation est limitée à l'identification du client comme utilisateur de la plateforme. Elle ne constitue ni une recommandation, ni un partenariat, ni une caution du client à l'égard de PLÉIADES ou de tiers. PLÉIADES respecte la charte graphique du client et n'altère pas son logo.
Le client peut retirer cette autorisation à tout moment, sans justification, par simple demande écrite adressée à support@plateforme-pleiades.com. PLÉIADES procède au retrait dans un délai de 30 jours à compter de la demande.
Sauf accord écrit contraire, l'autorisation prend fin avec le contrat. PLÉIADES retire alors la référence dans un délai de 90 jours suivant la fin du contrat, aligné sur le délai de suppression des données prévu à l'article 9.3.
Pour un contrat conclu avant l'entrée en vigueur de la présente version, cette autorisation ne vaut qu'à partir de son acceptation par le client.
Article 14 — Responsabilité
14.1 PLÉIADES est tenue d'une obligation de moyens, sauf pour les engagements chiffrés des présentes CGV.
14.2 La responsabilité de chaque partie est limitée, pour l'ensemble des faits survenus au cours d'une même année contractuelle, au montant des sommes effectivement versées par le client au cours des douze mois précédant le premier fait générateur.
14.3 Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol, de faute lourde ou de faute intentionnelle, ni aux obligations de paiement du client.
14.4 Sauf dol, faute lourde ou faute intentionnelle, aucune partie ne répond des dommages indirects, tels que la perte de revenus, de subsides ou d'image.
14.5 PLÉIADES ne répond ni du contenu des données enregistrées par le client, ni des conséquences d'un usage de la plateforme contraire au contrat, ni d'une décision fondée sur un résultat de l'intelligence artificielle qui n'a pas été relu.
Article 15 — Force majeure
15.1 Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement qu'elle ne pouvait raisonnablement prévoir ni éviter et qui ne lui est pas imputable, tel qu'une panne généralisée des réseaux, une défaillance majeure de l'hébergeur, une catastrophe ou une décision des autorités.
15.2 La partie empêchée en informe l'autre sans délai. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l'empêchement. S'il dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.
Article 16 — Modification des CGV
16.1 PLÉIADES peut modifier les présentes CGV. La nouvelle version est notifiée par courriel à l'administrateur du client et annoncée dans la plateforme au moins deux mois avant son entrée en vigueur.
16.2 Pour un contrat en cours, la nouvelle version s'applique à la prochaine date d'échéance, sauf si le client l'accepte plus tôt. Le client qui la refuse peut mettre fin au contrat à cette échéance en le notifiant avant celle-ci, par dérogation au préavis de l'article 5.2.
16.3 Une modification imposée par la loi ou par une autorité s'applique à la date requise.
Article 17 — Cession du contrat
17.1 Le client ne peut pas céder le contrat sans l'accord écrit de PLÉIADES.
17.2 PLÉIADES peut céder le contrat à une société qu'elle contrôle ou qui reprend son activité, notamment lors de la constitution d'une société, en informant le client par écrit au moins un mois à l'avance. Le client peut alors résilier le contrat sans indemnité dans le mois de cette information. Les garanties de l'accord de traitement des données sont maintenues.
Article 18 — Dispositions diverses
18.1 Les notifications sont adressées par courriel à support@plateforme-pleiades.com pour PLÉIADES et à l'adresse de l'administrateur désigné pour le client. Un courriel vaut écrit dès lors que sa réception est confirmée. Une résiliation est notifiée par courriel avec accusé de réception ou par lettre recommandée.
18.2 Les journaux et registres de la plateforme sont admis comme mode de preuve, sans exclure la preuve contraire.
18.3 Si une clause est déclarée nulle, les autres restent en vigueur ; les parties la remplacent par une clause d'effet aussi proche que possible.
18.4 Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
18.5 Les présentes CGV sont rédigées en français. En cas de traduction, la version française prévaut.
18.6 Le contrat exprime l'intégralité de l'accord des parties sur son objet et remplace les échanges antérieurs.
Article 19 — Droit applicable et litiges
19.1 Le contrat est soumis au droit belge.
19.2 En cas de différend, les parties recherchent une solution amiable pendant 30 jours à compter de sa notification écrite.
19.3 À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Hainaut, division de Charleroi, sont seuls compétents, sous réserve des règles de compétence impératives applicables au client.
Article 20 — Contact
Pour toute question relative aux présentes CGV : support@plateforme-pleiades.com.